Seit der Einführung der DSGVO sind Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, strenge Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Viele müssen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benennen – sei es intern oder extern. Oft entscheiden sich Unternehmen dafür, einen internen Mitarbeiter zu dieser Rolle zu schulen. Doch das führt häufig zu erheblichen Problemen: hohe Kosten für Weiterbildungen, Überforderung der Mitarbeiter und am Ende keine klaren, nachweisbaren Resultate.
In diesem Beitrag erklären wir, warum die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten die bessere Lösung ist und wie wir dabei helfen, nicht nur Richtlinien zu verstehen, sondern konkrete Ergebnisse wie eine vollständige und belastbare Dokumentation zu erstellen.
Warum der interne Datenschutzbeauftragte oft scheitert
Die Idee, einen internen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, scheint auf den ersten Blick attraktiv: Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen bereits kennt, kann zusätzlich den Datenschutz übernehmen. Doch die Realität zeigt, dass dies häufig mehr Nachteile als Vorteile mit sich bringt.
1. Fehlendes Fachwissen und mangelnde Erfahrung:
Datenschutz ist ein hochkomplexes Thema, das tiefgehendes Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung erfordert. Viele Unternehmen unterschätzen die Expertise, die für diese Rolle notwendig ist. Ein interner Mitarbeiter muss in teuren und zeitintensiven Schulungen ausgebildet werden, die jedoch oft nicht ausreichen, um den komplexen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.
Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen ernennt seinen IT-Leiter zum Datenschutzbeauftragten. Trotz mehrerer Schulungen hat er Schwierigkeiten, die Anforderungen in der Praxis umzusetzen, da Datenschutz nicht nur technisches Wissen erfordert, sondern auch juristisches Fachwissen und die Fähigkeit, rechtliche Rahmenbedingungen auf die spezifischen Geschäftsprozesse anzuwenden.
2. Zeitmangel und Überlastung:
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat meist noch weitere Aufgaben. Die Datenschutzanforderungen werden oft als „Zusatzaufgabe“ behandelt, was dazu führt, dass sie nicht mit der notwendigen Priorität umgesetzt werden. Ohne ausreichend Zeit und Ressourcen bleibt der Datenschutz auf der Strecke.
3. Keine nachweisbaren Ergebnisse:
Viele Unternehmen investieren in die Schulung ihrer internen Datenschutzbeauftragten, doch am Ende fehlt oft das Wichtigste: konkrete Ergebnisse. Trotz des Zeit- und Kostenaufwands haben Unternehmen keine klaren, dokumentierten Prozesse oder Datenschutzkonzepte vorzuweisen. Es werden viele Ressourcen verbraucht, aber es fehlt an Nachweisen, um die DSGVO-Konformität belegen zu können.
Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
1. Sofortige Fachkompetenz:
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt sofort das notwendige Fachwissen mit. Statt Zeit und Geld in die langwierige Schulung eines internen Mitarbeiters zu investieren, können Unternehmen direkt auf die Expertise eines Profis zugreifen, der bereits in verschiedenen Branchen gearbeitet hat und die Anforderungen der DSGVO genau kennt.
Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen im Gesundheitssektor engagiert einen externen Datenschutzbeauftragten. Innerhalb weniger Wochen wird eine vollständige Datenschutzstrategie erarbeitet, und der DSB setzt sich direkt mit den Verantwortlichen im Unternehmen zusammen, um alle Prozesse auf ihre DSGVO-Konformität zu überprüfen. Die erforderliche Dokumentation wird gemeinsam erstellt und regelmäßig aktualisiert, sodass das Unternehmen jederzeit nachweisen kann, dass es gesetzeskonform handelt.
2. Maßgeschneiderte Lösungen für konkrete Ergebnisse:
Extern beauftragte Datenschutzbeauftragte setzen nicht nur auf theoretisches Wissen, sondern arbeiten mit den Unternehmen aktiv zusammen, um messbare Resultate zu erzielen. Im Gegensatz zu internen DSBs, die oft alleine gelassen werden, bringen externe Experten praxisbewährte Methoden mit und erstellen gemeinsam mit den Unternehmen die notwendige Dokumentation – angefangen bei den Datenschutzrichtlinien bis hin zur Erarbeitung von Verfahrensverzeichnissen.
Unser Ansatz:
Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen und erstellen gemeinsam die erforderliche Dokumentation, die nicht nur den Anforderungen der DSGVO entspricht, sondern auch auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. So hat das Unternehmen am Ende nicht nur ein theoretisches Wissen, sondern eine vollständige und belastbare Datenschutzstruktur, die jederzeit nachweisbar ist.
3. Kostenkontrolle und Effizienz:
Während ein interner DSB zunächst kostengünstiger erscheint, steigen die Ausgaben schnell an: Schulungen, Weiterbildung und die Zeit, die für den Datenschutz benötigt wird, summieren sich. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet hingegen Planungssicherheit und klare Kostenstrukturen. Die Beauftragung eines Experten spart nicht nur langfristig Geld, sondern stellt auch sicher, dass der Datenschutz effizient und ohne Verzögerungen umgesetzt wird.
4. Unabhängigkeit und Objektivität:
Externe Datenschutzbeauftragte können unabhängig und objektiv agieren, ohne in Interessenkonflikte verwickelt zu werden. Während interne DSBs häufig auch andere Aufgaben im Unternehmen haben und möglicherweise schwer unabhängig agieren können, konzentriert sich ein externer Datenschutzbeauftragter ausschließlich auf den Datenschutz. Das garantiert eine objektive Einschätzung und eine konsequente Umsetzung der Anforderungen.
Wie wir als externer Datenschutzbeauftragter arbeiten
Unser Ziel ist es, Unternehmen nicht nur durch die DSGVO zu führen, sondern ihnen konkrete und umsetzbare Lösungen zu bieten, die den Datenschutz in den Arbeitsalltag integrieren. Unsere Vorgehensweise:
- Analyse der Ist-Situation: Wir führen eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Datenschutzpraxis durch und identifizieren Schwachstellen.
- Gemeinsame Erarbeitung der Datenschutzdokumentation: Wir setzen uns mit den relevanten Abteilungen zusammen und erstellen gemeinsam die notwendige Dokumentation, wie Verfahrensverzeichnisse, Datenschutzrichtlinien und Risikobewertungen. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten eingebunden sind und die Prozesse auch in der Praxis funktionieren.
- Schulung und Awareness: Zusätzlich bieten wir maßgeschneiderte Schulungen an, die praxisorientiert sind und den Mitarbeitern genau das Wissen vermitteln, das sie für ihre tägliche Arbeit benötigen – ohne theoretischen Ballast.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess. Wir begleiten unsere Kunden langfristig und passen die Datenschutzmaßnahmen regelmäßig an neue gesetzliche Anforderungen oder Veränderungen im Unternehmen an.
Fazit: Warum ein externer Datenschutzbeauftragter die beste Wahl ist
Unternehmen, die sich für einen externen Datenschutzbeauftragten entscheiden, profitieren von sofortiger Expertise, planbaren Kosten und nachweisbaren Ergebnissen. Im Gegensatz zu internen Datenschutzbeauftragten, die oft überfordert sind und trotz Schulungen keine klaren Resultate liefern können, sorgt ein externer DSB dafür, dass der Datenschutz effizient, umfassend und gesetzeskonform umgesetzt wird.
Wenn du dein Unternehmen auf die sichere Seite stellen und konkrete Ergebnisse im Datenschutz erreichen möchtest, dann ist die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten der beste Weg. Kontaktiere uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren.
