„Wer kümmert sich eigentlich um unseren Datenschutz?“ Diese eine Frage reicht, um in vielen Unternehmen betretenes Schweigen auszulösen. Einer schaut auf seinen Bildschirm. Ein anderer wechselt das Thema.
Und plötzlich ist klar: Es gibt niemanden, der wirklich zuständig ist. Oder wenn doch, dann ist es jemand, der das „mal übernommen hat“, ohne Schulung, ohne Zeit, ohne echten Plan.
Dabei ist Datenschutz im Unternehmen längst kein freiwilliges Hobby mehr. Die DSGVO macht klare Vorgaben. Und wenn niemand den Hut aufhat, wird’s im Ernstfall teuer – oder peinlich.
Was passiert, wenn niemand den Hut aufhat?
In der Praxis erleben wir es ständig: Datenschutz wird zwar irgendwie „mitgedacht“, aber nie richtig organisiert. Die Verantwortung ist diffus, Zuständigkeiten sind nicht klar geregelt – und alle hoffen, dass schon nichts passiert.
Woran das liegt? Meist an einer ungünstigen Mischung aus drei typischen Engpässen:
– Verantwortung: Wer entscheidet, was gemacht wird?
– Ressourcen: Gibt es Zeit, Tools und Unterstützung?
– Verständnis: Wissen Mitarbeitende überhaupt, was erlaubt ist?
Die Realität in vielen Firmen
Viele Unternehmen glauben, sie hätten das Thema im Griff – bis man genauer hinschaut. Oft wurde tatsächlich mal was gemacht. Aber das liegt meist schon eine Weile zurück – und niemand weiß mehr so genau, was davon noch aktuell oder überhaupt vollständig ist. Ein kurzer Einblick in den Alltag:
– Die AV-Verträge sind unvollständig – einige fehlen, andere wurden nie unterschrieben.
– Die letzte Schulung fand „irgendwann 2022“ statt – neue Mitarbeitende wurden nie eingewiesen.
– Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten? Existiert – theoretisch. Praktisch weiß niemand, wo es liegt… oder ob es überhaupt existiert.
Warum „irgendwer macht das“ nicht reicht
Es klingt erstmal harmlos: „Wir haben da mal was gemacht.“
Oder: „Wir nutzen ein Tool.“
Oder: „Wir haben eine Vorlage aus dem Internet.“
Das Problem: Die DSGVO verlangt Nachweise.
Wer nichts dokumentiert hat, hat im Zweifelsfall auch nichts getan – so sieht es zumindest die Aufsichtsbehörde. Das ist kein Zustand, den wir für ein Unternehmen wollen.
Typische Fehler, die wir regelmäßig sehen
1. Datenschutz ist „mitgelaufen“
Kein Konzept, keine Zuständigkeit. Meist wird das Thema von der Person mit der geringsten Gegenwehr übernommen.
2. Alles ist veraltet
Die Doku stammt aus 2021. Der Datenschutzbeauftragte wurde nie richtig bestellt. Prozesse existieren nur auf PowerPoint.
3. Es fehlt ein Ansprechpartner
Die Doku stammt aus 2021. Der Datenschutzbeauftragte wurde nie richtig bestellt. Prozesse existieren nur auf PowerPoint.
Warum Datenschutz Chefsache ist – und bleiben muss
Du musst kein Jurist sein, um Datenschutz zu verstehen. Aber du solltest wissen, wer im Unternehmen die Verantwortung trägt – denn es bist am Ende immer du als Geschäftsführung.
Das sind die Erwartungen:
– Kund:innen wollen wissen, wie du mit Daten umgehst
– Mitarbeitende brauchen klare Regeln
– Behörden wollen Nachweise – nicht Absichtserklärungen
Was du tun kannst, ohne unterzugehen
1. Zuständigkeiten klar definieren
Gib dem Thema Raum – und der zuständigen Person Rückendeckung, Budget und Schulung.
2. Den Ist-Zustand prüfen
Was ist da? Was fehlt? Wo ist etwas veraltet? Schon ein einfacher Check kann zeigen, wie groß (oder klein) die Lücke wirklich ist.
3. Mitarbeitende mitnehmen
Datenschutz beginnt nicht in der Rechtsabteilung, sondern im Alltag. Schulen, sensibilisieren, konkret machen – das bringt am meisten.
Wie wir von Datenmeier dich unterstützen
Wir machen Datenschutz nicht zu deinem Nebenjob. Wir sorgen dafür, dass das Thema erledigt ist – verständlich, pragmatisch, dokumentiert.
Unsere Leistungen im Überblick:
✅ Übersichtliche Strukturen
✅ Rechtssichere Dokumentation
✅ Mitarbeiterschulungen (vor Ort oder online)
✅ Ansprechpartner für dich & dein Team
✅ Externe Datenschutzbeauftragte (wenn nötig)
Alles ohne Paragrafen-Gewitter. Dafür mit Plan, Humor und dem Blick fürs Machbare.
